Αν δυσκολεύεσαι να διευθύνεις μια καλά οργανωμένη επιχείρηση σαν Virtual Assistant - Freelancer παρά τη δοκιμή διαφόρων συμβουλών για εργαλεία που υπάρχουν, τότε αυτό το άρθρο είναι ιδανικό για εσένα. Είναι σημαντικό να έχεις κατά νου ότι κάτι που μπορεί να είναι χρήσιμο για ένα άτομο μπορεί να είναι εμπόδιο για ένα άλλο. Ωστόσο, υπάρχουν πολλοί διαθέσιμοι πόροι για να σε βοηθήσουν με μία από τις κρίσιμες πτυχές της επιχείρησής σου - την οργάνωση!
Πάμε λοιπόν να δούμε μαζί παρακάτω ποιοι είναι αυτοί οι 6 απαραίτητοι παράγοντες
Για την επιτυχία σου, είναι σημαντικό να ιεραρχείς αποτελεσματικά τον χρόνο σου, ώστε να μεγιστοποιείς την παραγωγικότητα σου κάθε μέρα. Σε αυτό το άρθρο, θα περιγράψω τα έξι πιο top στοιχεία που είναι ζωτικής σημασίας για έναν οργανωμένο ιδιοκτήτη επιχείρησης Virtual Assistant. Οι παράγοντες αυτοί είναι:
- Αποτελεσματική χρήση του χρόνου
- Αποτελεσματικός χειρισμός εργασιών
- Σωστή οργάνωση του χρονοδιαγράμματος
- Αυτοέλεγχος
- Επιμονή
Και τέλος τον πιο σημαντικό παράγοντα για εμένα:
- Τον καθορισμό ορίων
Και τώρα ας τους αναλύσουμε αυτούς τους παράγοντες λίγο περισσότερο:
#1 - Διαχείριση χρόνου (το νούμερο ένα κλειδί για την επιτυχία)
Φρόντισε να παρακολουθείς το χρόνο που αφιερώνεις σε κάθε εργασία. Με αυτόν τον τρόπο, μπορείς να εξοικειωθείς με το χρόνο που χρειάζεται για να ολοκληρώσεις επαναλαμβανόμενες εργασίες και να προβλέψεις επίσης το χρόνο που απαιτείται για νέες εργασίες.
Ο τρόπος με τον οποίο διαθέτεις τις υπηρεσίες σου στην αγορά καθορίζει τελικά την επιτυχία τους.
Ο χρόνος σου για χρήματα
Εάν προσφέρεις τις υπηρεσίες σου με αμοιβή με την ώρα, είναι σημαντικό να δώσεις προτεραιότητα στη μεγιστοποίηση του χρόνου σου, καθώς επηρεάζει άμεσα την πληρωμή σου. Δώσε προτεραιότητα στις εργασίες που δημιουργούν έσοδα, καθώς είναι υπεύθυνες για την κάλυψη των εξόδων σου. Αυτός είναι ο πρωταρχικός σκοπός της εργασίας σου.
Είναι σημαντικό να διασφαλίσεις ότι αποδίδεις στο υψηλότερο επίπεδο κατά τη διάρκεια των καλύτερων ωρών της ενέργειάς σου. Αυτές είναι οι ώρες που είσαι πιο παραγωγική και οι ώρες αιχμής του καθενός μπορεί να διαφέρουν.
Πακέτα υπηρεσιών
Όταν προσφέρονται πακέτα υπηρεσιών, παραμένει απαραίτητη η μεγιστοποίηση της παραγωγικότητας κάθε ημέρας. Με την ομαδοποίηση του προγράμματός σου, μπορείς να επικεντρώνεσαι σε μία μόνο εργασία ή πελάτη κάθε φορά, κάτι που είναι ιδιαίτερα αποτελεσματικό για υπηρεσίες που περιλαμβάνουν ανάπτυξη και υλοποίηση, όπως η δημιουργία μιας ιστοσελίδας ή παραγωγή περιεχομένου.
#2 - Διαχείριση καθηκόντων
Ένα σύστημα διαχείρισης καθηκόντων είναι απαραίτητο εργαλείο για την αποτελεσματική οργάνωση των καθηκόντων σου. Επιλογές όπως το Trello σε βοηθούν στον προγραμματισμό του φόρτου εργασίας σου και αποτρέπουν το ενδεχόμενο να ξεφύγουν σημαντικές εργασίες. Εισάγοντας όλες τις εργασίες σου στο σύστημα διαχείρισης έργων σου, μπορείς να έχεις σαφή εικόνα του όγκου εργασίας που έχεις και του πόσο μπροστά έχεις προγραμματίσει.
Για τη βέλτιστη διαχείριση, είναι σημαντικό να υπάρχει ένα σύστημα διαχείρισης έργων. Το σύστημα αυτό θα πρέπει να περιλαμβάνει όλες τις εργασίες, τόσο για την επιχείρηση σου όσο και για τους πελάτες σου, μαζί με τις αντίστοιχες προθεσμίες τους. Χρησιμοποιώντας αυτό το σύστημα, μπορεί κανείς να παρακολουθεί εύκολα τον φόρτο εργασίας του και να προγραμματίζει ανάλογα. Καλό είναι να συνηθίζεις να προσθέτεις όλες τις εργασίες σου στο σύστημα και να τις επανεξετάζεις πριν αναλάβεις νέα έργα ή πελάτες.
#3 - Διαχείριση χρονοδιαγραμμάτων
Η διαχείριση του χρονοδιαγράμματος, σε αντίθεση με τη διαχείριση του χρόνου, είναι η πράξη της επίβλεψης ολόκληρου του προγράμματός σου. Αυτό περιλαμβάνει εργασίες όπως η οργάνωση και ο συντονισμός του προγράμματός σου. Για παράδειγμα,
- Ποιο είναι το εβδομαδιαίο πρόγραμμα εργασίας σου;
- Πόσες ώρες εργάζεσαι συνήθως την ημέρα;
- Μπορείς να περιγράψεις την ιδανική σου ημέρα;
Για να εξασφαλίσεις αποτελεσματική διαχείριση του χρόνου και να μεγιστοποιήσεις την παραγωγικότητα σου, είναι ζωτικής σημασίας να σχεδιάζεις και να προγραμματίζεις τις καθημερινές σου εργασίες. Αντί να αυτοσχεδιάζεις, οργάνωσε τα ραντεβού σου και όρισε συγκεκριμένες ημέρες και ώρες γι' αυτά. Παρόμοια προσέγγιση μπορεί να ακολουθηθεί για τις εργασίες των πελατών σου, τον έλεγχο των email σου και άλλες σημαντικές εργασίες. Αυτός ο στρατηγικός προγραμματισμός είναι απαραίτητος, καθώς σου επιτρέπει να θέτεις προτεραιότητες και να εστιάζεις σε δραστηριότητες που συμβάλλουν στην οικονομική σου επιτυχία.
#4 - Αυτοέλεγχος
Βεβαιώσου ότι ακολουθείς τις καθιερωμένες διαδικασίες για τη διατήρηση της οργάνωσης. Αυτό είναι το κλειδί για να παραμένεις οργανωμένος!
#5 - Ανθεκτικότητα και επιμονή
Θα υπάρξουν στιγμές όπου η υπομονή και η επιμονή σου θα δοκιμαστούν. Μην ξεχνάς τον σκοπό σου! Ποιος είναι ο λόγος πίσω από την απόφασή σου να ακολουθήσεις το επάγγελμα της/του Virtual Assistant; Αυτό θα σε βοηθήσει να παραμείνεις συγκεντρωμένη και στην πορεία σου. Να έχεις πάντα κατά νου, η οργάνωση οδηγεί σε ικανοποιημένους πελάτες, γεγονός που οδηγεί στη δική σου ευτυχία και στην επιτυχία της ελεύθερης εργασίας σου. Διατήρησε το επίπεδο αποφασιστικότητάς σου στο μέγιστο!
#6 - Καθορισμός ορίων
Ο καθορισμός σαφών ορίων είναι ζωτικής σημασίας για τη λειτουργία μιας επιτυχημένης επιχείρησης σαν Virtual Assistant. Είναι σημαντικό να θέτεις όρια με τον εαυτό σου, τους πελάτες σου και την επιχείρησή σου και στη συνέχεια να τα τηρείς με συνέπεια. Δεν χρειάζεται να ζητάς άδεια ή έγκριση, απλά θέσε όρια, επικοινωνείς και επιβάλλεις τα δικά σου όριά.
Εάν αντιμετωπίζεις δυσκολίες με την ανάπτυξη της επιχείρησης σου και την οργάνωση της, μη διστάσεις να επικοινωνήσεις μαζί μου. Σου προτείνω να δεις εδώ το 3μηνο εκπαιδευτικό μου πρόγραμμα “Γίνε επαγγελματίας Virtual Assistant και βρες τον πρώτο σου πελάτη” που σε αυτό σου δείχνω βήμα-βήμα πώς να ξεκινήσεις να εργάζεσαι ως Virtual Assistant και πώς να δημιουργήσεις μια σταθερή βάση για την καριέρα σου.
Διάβασε επίσης:
Ο πρωταρχικός κανόνας για Virtual Assistants: Οι πελάτες σου δεν καθορίζουν τις ώρες εργασίας σου
